Jak správně na hromadné rozesílání emailů

Velmi často s klienty řešíme jakým stylem nejlépe posílat hromadné e-maily (newslettery). Bohužel to mnohdy přijde po nějakém problému a výchozí situace pro rozesílky je mírně zhoršená.

Nejčastějšími chybami, se kterými se setkáváme, jsou:

Nerozesílejte hromadně z emailového klienta (Outlook, Thunderbird, atp.)

Velkou chybou, která bohužel napadne mnoho lidí jako první, je rozesílka z vlastní poštovní schránky přes Outlook, resp. jiného emailového klienta. Maily jsou zpravidla rozesílány po desítkách / stovkách příjemcích ve skryté kopii.

Takové rozesílky patří mezi ty nejhorší možné a mají bohužel fatální důsledky. Výsledkem bývá zablokování adresy odesílatele na spamlistech, což má negativní dopad na doručitelnost běžné emailové korespondence z téže adresy.

Proč je tato metoda chybnou? Obecně lze říci, že každý email, kde adresa příjemce není shodná s adresou emailové schránky je podezřelá. Zde je to navíc umocněno tím, že bývá zpravidla dosaženo limitního počtu odeslaných email na cílový server z jedné adresy za určité časové období.

Založte email pouze pro newslettery

Nikdy neposílejte hromadnou korespondenci jménem obecné schránky, kterou používáte pro každodenní komunikaci se zákazníky. Docílíte jediného výsledku – Vaše korespondence bude padat do složky hromadné pošty. Pro účely newsletteru založte novou emailovou schránku. Případně alias. Důležité je, aby schránka existovala a nevracela „mailer daemon“, pokud na zprávu příjemce odpoví.

Nerozesílejte jménem třetí osoby.

Poměrně často se setkáváme i s případy rozesílek jménem třetí osoby. Takové rozesílky mají dvě zásadní negativa. Prvním je skutečnost, že i kdyby příjemce znal odesílatele obsahové části, nemusí znát odesílatele emailu a zablokuje jej. Druhým negativem je spam skóre, kdy automatizované rozesílky s odkazy pouze mimo doménu odesílatele získávají mírně negativní hodnocení.

Naposledy jsme zaznamenali snahu jednoho zákazníka očistit svou emailovou databázi na základě zablokování mailchimp účtu. Databáze by se dala ozdravit několika korektními způsoby, avšak oni oslovili člověka, který jim historicky pomáhal s nějakým webem, aby to vyřešil. Ten svým jménem a bohužel i z poštovního klienta přes skryté kopie rozeslal emaily, kde žádal zájemce o potvrzení svého odběru zadáním mailu do dynamického google docs formuláře.

Tento případ nesl od začátku všechna negativa. Odesílatelem byl člověk, kterého žádný z příjemců neznal, proto mohla reagovat skutečně jen hrstka respondentů. Na ty pak nemusel působit Google dokument pro manuální opt-in příliš důvěryhodně. Několik lidí email bezesporu označilo jako spam, na což následně při druhé rozesílce reagovali i roboti a email díky skrytým kopiím a cizím externím odkazům končil ve spamu automaticky.

Držte databázi příjemců v kondici

U eshopů velmi častá situlace. Na začátku si přečtete poučky, co byste měli dělat. Emailing přeskočíte, protože ho nemáte komu posílat. Pak děláte jiné aktivity, eshop se rozjede a na emaily zapomenete. Po čase si vzpomenete, že byste mohli pracovat s již získanými zákazníky, ale databáze může být i několik let stará.

Jednou tedy první rozesílka musí přijít. Se starší databází je třeba pracovat s velkou opatrností a zvolit vhodnou strategii rozeslání tak, aby nedošlo k zablokování odesílatele na spamlistech, popř. účtu u služby rozesílající newslettery (mailchimp, atp.). Každou databázi je třeba držet zdravou, tzn. odebírat odběratele, kteří si nepřejí rozesílku ať již ručním odhlášením či označením jako spam (pokud máte zpětnou vazbu od rozesílacího serveru). Stejně tak odebírat neaktivní schránky či kontakty, které vaše emaily dlouhodobě nečtou.

Ověřujte identity (SPF, DKIM)

Podepisujte nejen automatizované zprávy pomocí DKIM a mějte u domény správně nastavené SPF záznamy v DNS.

SPF záznamy vám mohou přinést kladné body u antispam filtrů, pokud daný příchozí server podporuje SPF.

DKIM proti tomu zabraňuje falšování adresy odesílatele a umožňuje příchozímu serveru ověřit, že jste odesílatelem zprávy skutečně vy, resp. vámi definovaný zdroj jako důvěryhodný.

DKIM může do značné míry zamezit i cizímu zablokování vaší adresy. Pokud by někdo (zpravidla spambot) posílal maily vašim jménem (emailem), může se vaše adresa dostat nevědomky na blacklist. V případě existence DKIM by daný server neměl penalizovat adresu odesílatele, ale měl by ji zahodit jako falešnou bez penalizace, popř. s penalizací odchozího SMTP.